VACATURES

Geplaatst op 15-02-2018 - Reacties tot 05-03-2018

Management Assistent (24 uur )

Over het bedrijf
ITvitae HRplus Coaching maakt deel uit van de ITvitae Groep. ITvitae Groep bestaat uit ITvitae Learning, ITvitae Detachering en ITvitae HRplus Coaching. Het hoofddoel van de ITvitae Groep is: ICT-specialisten met autisme en hoogbegaafden begeleiden naar een passende en duurzame baan. Belangrijke factor voor het kunnen slagen van deze missie is het verzorgen van coaching gedurende álle stappen van dit proces. ITvitae HRplus Coaching bestaat uit een team van management en 8 coaches (3 intern en 5 extern). De organisatie kent een ongedwongen sfeer en de collega's werken op basis van gelijkwaardigheid met elkaar.

Wat ga je doen?
Ben jij de proactieve, ondernemende management assistent die wij zoeken? Denk je altijd vooruit en ben je te allen tijde voorbereid op situaties en ben je 24 uur per week beschikbaar? Dan is ITvitae HRplus is op zoek naar jou!
In deze functie ben jij de spin in het web. Jij zult als management assistent ondersteuning bieden aan het gehele proces van secretariële en administratieve werkzaamheden voor het management en het team van coaches. Tevens ben je de verbinding tussen management, medewerkers en externe relaties. Je springt in op zaken waar nodig, denkt mee over nieuwe procedures en werkt deze uit. Onze voorkeur gaat uit naar werkdagen op maandag, woensdag en donderdag van 08:30 – 17:00 uur.

Taken en verantwoordelijkheden
• Proactief inspelen op de behoefte van management en het team van coaches
• Zelfstandig afhandelen en uitwerken van correspondentie, afspraken en mailverkeer
• Contact onderhouden met belangrijke stakeholders (zoals UWV, gemeenten, blik op werk)
• Zorgdragen voor een overzichtelijk documentatiesysteem
• Het (in concept) opstellen van offertes en facturen
• Zorgdragen voor een goede telefonische bereikbaarheid
• Redigeren van teksten/rapporten/ presentaties van het management;
• Signaleren van verbeterpunten in werkprocessen, meedenken met oplossingen hiervoor
• Regelen van facilitaire zaken
• Het ondersteunen bij logistieke en administratieve handelingen
• Onderhouden van contacten met de andere afdelingen binnen de ITvitae groep
• Verrichten van, indien nodig en in overleg met management ITvitae HRplus Coaching, werkzaamheden voor andere afdelingen binnen de ITvitae Groep.

Wie ben je?
• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op tenminste mbo-4 niveau of functioneert aantoonbaar op dit niveau. Daarnaast heb je enige ervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent flexibel en stressbestendig.
• Je hebt een zelfstandige werkhouding, bent proactief, ondernemend en integer. Je kunt snel schakelen, denkt mee en bent kritisch.
• Je hebt ruime ervaring met MS-Office pakketten en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen.
• Je bent een collegiale, representatieve en verantwoordelijke assistent die met veel enthousiasme ondersteuning wil bieden binnen het team.
• Je werkt zorgvuldig, accuraat en klantgericht.
• Competenties; samenwerken, initiatief, flexibel gedrag, plannen en organiseren, klantgerichtheid, servicegerichtheid, kwaliteitsgerichtheid en stressbestendigheid.
• Je woont op een redelijke reisafstand van onze locatie in Amersfoort.

Wat bieden we je
• Een marktconform salaris afhankelijk van leeftijd en ervaring. De schaal loopt tussen de
€ 1.720,- en € 2.558,- o.b.v. 38 uur.
• Ruime mogelijkheden voor zelfstandigheid, initiatief en persoonlijke groei.
• Een enthousiast team.
• Een werkplek in Amersfoort in een van de mooiste voormalige kloosters van Nederland.